Med anledning av publicering i Skolporten #2-2016

Med anledning av publicering i Skolportens forkningsmagasin #2-2016 publicerar jag en längre version av texten idag 2016-03-18.

Vi har under en längre tid hört att välfärdens administrativa börda, och särskilt skolans och lärarnas, ska minskas. Till alldeles nyligt har vi inte haft några särskilt konkreta förslag på hur detta ska ske. Regeringar och utbildningsministrar har påstått att de genom myrsteg hit eller dit minskar bördan. På gymnasiegolvet är det dock tveksamt om vi sett någon tydlig effekt - mig veterligt ingen alls. Och det är inte bara våra skolmyndigheter som kräver papper och planer – det finns flera kontrollerande myndigheter.

För några veckor sedan kom båda fackförbunden och några politiska partier med förslaget om lärarassistenter. Några arbetsuppgifter har också föreslagits för dessa; föra närvaro, hjälpa till med tekniken i klassrummet, kommunikation med vårdnadshavare mm. Hur finansieringen ska ske, eller vad som menas med legitimerade lärarnas ”fokus på undervisning” är inte klarlagt ännu. Menas det fler undervisningstimmar och annan gruppstorlek är några av de större kvarvarande frågorna. Och om finansieringen anses vara huvudmännens uppgift kan vi lika gärna redan nu börja leta efter nästa lösning.

Inledningsvis måste jag tala om att jag tacksamt välkomnar fler lämpliga vuxna in till gymnasieskolan. Vi har omfattande skolutveckling som kan underlättas av fler individer, efter decennier av inställningen att antal huvuden ska minskas; alltifrån administratörer till olika sorters assistenter. Tilläggas bör också att vi har väldigt olika förutsättningar på olika skolor i Sverige. Detta faktum ska ej förringas.

Men samtidigt finns en tydlig utmaning i vilka reformer och förändringar som föreslås. De branscher som misslyckas med sin digitalisering hamnar i olika typer av svårigheter. Antingen försöker man initialt lösa det genom fientlighet mot det nya (t.ex. film- och musikbranschen) eller så tror man att fler människor ska lösa problemet (t.ex. vården där senaste utredningen visade att vi har fler sköterskor och läkare än någonsin) men utmaningarna består och frustrationen ökar. Såväl de styrande som anställda får med tiden sämre förtroende för varandras kompetenser, vilket vi kan bevittna inte minst i skolan och i synen på lärarkåren.

Jag menar att skolans digitalisering på den administrativa nivån är en ödesfråga för att andra reformer ska slå väl ut och fungera. Framgångsrik och tidsenlig digitalisering är också förutsättning för att andra välmenta reformer ska vara resurseffektiva! Vi bör i ett förstasteg säkerställa att verksamhetssystemen i skolan följer liknande standard men också att systemen i sig baseras på öppen plattform och med öppna gränssnitt kan kommunicera med andra system. Givetvis finns behörighet och sekretess inräknat i detta.

Idag är skolan i händerna på leverantörer som skapat system för en annan tid. Bankernas system har varit under luppen och experter har i sina analyser återgett hur system som byggs på kan efter en tid vara väldigt svåra att underhålla och utveckla. Där är vi inom skolväsendet – fast i än sämre utgångsläge. När fåtal leverantörer har makten och stänger sina system med tillhörande data så sker väldigt lite innovationsdriven nyutveckling. Leverantörerna måste genom befintliga kunders intäkt utveckla stora, dyra system. Den som följt senaste mer än 20 årens IT-utveckling förstår säkert att affärsmodellen kommer att misslyckas. Men så länge ingen motpart (eller kunderna) driver utveckling åt något annat håll, kommer vi att dra ut på smärtan.

Genom att engagera mig och vår skola i organisationer som SAMBRUK och Bron innovation försöker vi att bidra med det som vi kan för att fler ska få upp ögonen och aktivera sig i skolans digitalisering på administrativ nivå. Men vi har också lokalt på skolan tagit steg för att ta fram ett system som kanske kan tjäna som modell för vidare utveckling, eller bli det första misslyckandet mot vidare utveckling.

En kort sammanfattning av vad vi vill göra och uppnå följer här:

  • Aktivitetslogg med all data som har med en elev att göra, oavsett om det är studieresultat, incidenter i korridoren eller samtal med vårdnadshavare osv. ska finnas i systemet. Alla ska kunna rapportera in, men endast de behöriga (som rektor/administratör avgör) ska kunna rekvirera data ur systemet.

    Effekter och kommentarer: alla Worddokument, Excelfiler, postitlappar, handskrivna anteckningar mm ska bort om informationen ska registreras i den form som lagstiftningen kräver. T.ex. kuratorns anteckningar under ett möte omfattas inte av detta krav. Det finns en mängd följdfrågor om t.ex. vad som händer om en elev som är okänd gör något i korridoren eller dylikt - och dessa undantagshanteringar är faktorer som vi har tagit hänsyn till och har förslag till lösning på.

  • Inhämtning av data, som t.ex. samtliga frågor om statistik som idag slukar administratörers tid, t.ex. från Skolverket och SCB, ska hämtas direkt ur systemet i realtid.

    Effekter och kommentarer: frigöra tid för administratörer så att vi antingen anställer fler lärare eller minskar lärarnas administrativa börda. Som bekant är det huvudmannen som står för resurserna och därför får den kampen stå mellan staten och huvudmännen.

  • Kontrollmyndigheter som Skolinspektionen ska ha direkt tillgång till systemet. Skolinspektionen kan då skyndsamt via personnummer se vilka åtgärder som vidtagits för en elev i realtid.

    Effekter och kommentarer: vi slipper panikartade insatser (som en på vår skola under 2014) där en omänsklig påfrestning läggs på pedagoger och skolledning utifrån elevens och vårdnadshavares falska vittnesmål, i skydd av alibit ”rätten till egna upplevelser”. Skolinspektionen kan då t.ex. se att 65 insatser inom elevhälsan har gjorts på två år från fem olika parter, medan eleven anser att hen inte träffat någon från elevhälsan alls. Redan där kan några kontrollfrågor gentemot elev och vårdnadshavare avslöja orimligheten. Samtidigt stärker vi rättssäkerheten för elever som de facto inte fått relevant hjälp. Systemet är utrustat med tidslogg som gör att skolans rutiner kring skyndsamhet i ärendehanteringen samt dokumentation blir transparenta.

  • Tillgänglighet och mobilitet ska prägla alla system. Systemet ska ha responsivt webbgränssnitt. Systemet ska kunna nås med extrem tillgänglighet och mobilitet och erbjuda total frihet för all skolpersonal att arbeta med det när som helst och varifrån som helst.

    Effekter och kommentarer: aldrig någonsin ska vi behöva höra att man måste vara innanför skolans/kommunens/organissationens nätverk för att nå ett system. Dessa fasoner är kvarlevor av en snart bortglömd del av 2000-talet.

  • Integritet och kommande lagstiftning ska respekteras. Vi ska använda autentisering på det sätt som lagstiftaren har indikerat – och med ökade kraven i och med EU:s nya direktiv. Men systemet får på inget sätt upplevas som komplicerat eller svårhanterligt.

    Effekter och kommentarer: vi måste komma vidare med utveckling i offentlig sektor utan att ständigt uppleva lagstiftningen som ett hinder för utveckling. Vi har alldeles för stor erfarenhet av säkerhetslösningar som är så säkra att själva syftet med applikationen inte kan uppnås, pga. just säkerheten.

  • Gränssnitt och integration med samtliga system som elever och lärarna arbetar med är ett absolut måste. En lärare ska inte behöva logga in i tre (ofta fler) olika system med omfattande tekniska och praktiska utmaningar för att registrera olika uppgifter. Helst direkt i klassrummet ska mycket av det som i dag är omfattande efterarbete kunna ske.

    Effekter och kommentar: systemet ska kunna registrera att uppgiften är inlämnad, ifall läraren rättat, krav på komplettering och vad som ska kompletteras, samt all efterföljande dialog. Det är hur eleven följer med i den här processen som kan generera underlag för om påminnelser ska skickas eller vårdnadshavare ska kontaktas. En elev som inte alls lämnat in en uppgift jämfört med en elev som visserligen inte klarat uppgiften, men håller på att komplettera ska generera olika typer av uppföljningsbehov.

  • Återkoppling till vårdnadshavare och elever ska bli tidsenlig. I dag förväntar sig medborgaren omedelbar återkoppling. Systemet måste kunna ge realtidsinformation om hur ett barn ligger till i studierna. Med realtid i det här fallet accepteras dagliga eller veckovisa rapporter till att börja med.

    Effekter och kommentarer: om vi får frågan idag från vårdnadshavare, BUP, socialtjänst eller annan intressent om hur det går för en elev måste t.ex. ett mejl skickas till lärarna. Lärarna ska sedan på ett icke-standardiserat sätt och i helt olika omfattningar svara på detta. Själva svaret föder massor med följdfrågor och kan i många fall ge grund för konflikter. Detta trots att det egentligen inte begåtts några fel och vårdnadshavaren inte är ute efter konflikt. Men att försöka förmedla komplicerade frågeställningar som utifrån professionell bedömning ska formuleras i ord, i en stressig lärarvardag, är inte tidsenligt. I nästintill allt det som vårdnadshavare och elever finner väsentligt kan ett tidsenligt digitalt system tillgodose behoven. En lärarassistent som ändå behöver dubbelkolla uppgifter, vara extremt försiktig i dialogen med vårdnadshavare så inget felaktigt sägs osv. kan inte anses vara ett tidsenligt sätt; möjligen en nödlösning men ej en framåtriktad permanent utväg.

  • Systematiskt kvalitetsarbete är något som bekymrar många huvudmän, inte minst inför samtal med Skolinspektionen. Men om vi på allvar ska använda arbetet på det sätt som menas - kontinuerlig förbättring av verksamheten i en lärande organisation – behövs bättre verktyg. All data som produceras idag kan tolkas och analyseras så att vi i såväl realtid som i efterhand kan signalera hur verksamheten mår. De flesta företag som är i branscher som förstått statistisk kvalitetsstyrning, använder data på ett mycket mer effektivt sätt än skolan idag.

    Effekter och kommentarer: när en huvudman vill veta hur måluppfyllelsen ser ut inom en kurs, inom ett ämne, skillnaden mellan pojkar och flickor eller mellan olika program, så ska huvudmannen inte behöva fråga förvaltningen eller rektorn. De ska logga in i systemet och välja kriterier och i realtid få svaret på sina frågor. Är det för svårt? Anser vi att vi inte klarar av uppgiften bör vi be Apple, Microsoft eller Ikea hjälpa oss. När förvaltningen fått tillgång till systemet, menar jag att många av de frågor som idag ställs försvinner. Därmed har vi frigjort tid på golvet!

  • Överlämningar underlättas genom att ha system som kan interagera med varandra. Det är då möjligt för skolor att utbyta information om elever, studieresultat och historik på ett sätt som är effektivt och rättssäkert.

    Effekt och kommentarer: det är enligt min erfarenhet inte likvärdighet som präglar överlämningar mellan t.ex. högstadiet och gymnasiet. Olika huvudmän, skolor, rektorer och specialpedagoger har hittat olika modeller för att genomföra överlämningarna. Ibland blir det korrekt information, ibland för lite och ibland för mycket. Och när ett skolbyte sker är det ytterst tveksamt om rätt information lämnas över i rätt tid. Mina egna erfarenheter i den här frågan visar på katastrofalt usla väntetider, uppemot ett halvår. Och när informationen väl har kommit är det inte relevant eller pekar på så pass stora brister att hela skolbytet skulle ha behövt omprövas. Detta är inte ett tidsenligt sätt att hantera människor i behov av stöd och hjälp.

Verkstäder, Folktandvården, evenemangsarrangörer, offentliga toaletter mfl. har idag fått ett bättre återkopplingssystem än skolan. När du bokar tid får du omedelbar bekräftelse via mejl, SMS eller dylikt. När det närmar sig kan du få påminnelse, och strax innan en sista-minuten-påminnelse. Det här är för vuxna människor. Vuxna som vi förväntar oss ska ha ordning och reda i sina liv och respektera inbokade tider. Men för barnen, de som verkligen behöver påminnelser och struktur pga. hjärnans utveckling, har vi inget fungerande system.

Lägg därtill att skolans innehåll och kurser inte stimulerar tillräckligt i dag. I den ålder som barnen befinner sig är det inte naturligt att kräva så lång tids stillasittande. Detta sammantaget kan resultera i bristande motivation. Tänk om ett SMS påminde eleven om att lektionen börjar om 5 minuter. Tänk om en knapptryckning tillbaka kunde tala om för läraren att eleven blir sen några minuter. Tänk om hela den här dialogen kunde följas av vårdnadshavare, som sitter på jobbet och inte har en aning om något av detta. Och tänk om läraren ska slippa känna sig anklagad när Skolinspektionen knackar på och undrar ”På vilket sätt har du försökt få eleven att komma till din lektion när hen skolkade?”. Istället för att spara 50 skärmdumpar som ska frikänna en lärare, kan dialogen ha loggats i systemet utan att läraren ska varken behöva en lärarassistent (för 500 tkr per år) eller vara oinformerad om elevens situation.

Även om jag själv blivit känd för att ha drivit igenom framgångsrika IT-satsningar, är jag mycket skeptisk till deras faktiska effekt i klassrummet och måluppfyllelse, när all tidsslöseri med krånglande teknik och fokusstörande bieffekter räknats bort. Vi har ändock inget val i skolan om vi ska hänga med övriga samhällsutvecklingen. Den här tveksamheten existerar emellertid inte på den administrativa nivån. Det är ytterst osannolikt att negativa effekterna av en korrekt utförd digitalisering skulle överväga de positiva.

Marknaden kommer att kunna hantera innovation i skolans IT-system på ett alldeles lysande sätt, när vi fritagit skolan från den organisatoriska kidnappning som den befinner sig i. Att inte ta den här konflikten, eftersom det är besvärligt och jobbigt, bör vi sätta i relation till ordspråket ”skära breda remmar ur andras läder”. Det kan bli väldigt otrevligt när tunga affärsidkare börjar bråka och skrika, men vi måste ta den här fajten för de elever från mest studieovana hemmen och vårdnadshavare som har störst behov att stötta sina barn. Det är inte okej att på bekostnad av dessa människor ge efter för högljudda särintressen.

Skolledare och lärare präglas enligt min mening och erfarenhet av enormt stark vilja att uppfylla kärnuppdraget. Utöver detta vill dessa grupper göra rätt; uppfylla de juridiska kraven, säkerställa samtliga elevers rättigheter och ha en fungerande dialog med hemmet. Men vi kan inte enbart öka kravet på ena sidan. Vi måste ge verktygen så att ena parten både kan uppfylla sin del, men också kommunicera ut förväntningarna på motparten på ett tydligt sätt, i rätt tid. Det är endast på detta sätt vi kan vända skolans brandkårsutryckningar till att bli förebyggande arbete på riktigt.

Sammanfattningsvis anser jag att den här formen av digitalisering är den enskilt viktigaste faktorn för att komma vidare med skolans utveckling. Ingen står med en pengapåse i mångmiljardklassen för att dubblera antalet människor i skolan som jag känner till. Och skulle pengarna finnas har vi ändå brist på utbildade lärare. De flesta åtgärderna i skolans värld ger inte omedelbara effekter. Att ta klivet till nästa fas i digitalisering är en av de snabbaste och mest effektfulla sätten att utvecklas, med relativt omedelbara resultat.

Enligt den undersökning som vi själv genomfört inför systembygget skulle ett helt nytt system kosta i spannet 10-15 miljoner kronor, i första hand för gymnasieskolan. Förskolan och grundskolan ska givetvis nyttja stora delar av gemensamma tänket, men pga. skilda lagkrav kommer anpassningar att behöva göras som kan kosta utöver summan som angavs ovan.

Med tanke på de kostnader som i dag finns inom skolväsendet anser jag att den här summan, om vi t.o.m. skulle fördubbla det, inte är något att tveka kring. Om vi tror på att digitaliseringen kommer att fortsätta och om vi gjort vår omvärldsbevakning riktigt, borde det vara en hundraprocentig politisk enighet att prioritera detta arbete omgående.

Framgångsrikt pedagogiskt arbete förutsätter att relationer byggs. Relationer byggs inte genom att lärare, rektorer eller kommande lärarassistenter nästlas in i icke fungerande och ålderdomliga IT-system samtidigt som juridiska kraven och verksamhetens mål skapar en orimlig psykosocial arbetssituation. Pedagogiska personalens överlägset viktigaste uppgift är tiden med eleven, både som en trygg vuxen och undervisande lärare. Den tiden går ej att värdesätta i pengar!

Om du fortfarande är tveksam om det är antalet personer eller digitalisering som är viktigast i just det här läget, så ber jag dig tänka dig in i följande exempel. Vi går in till en välfungerande organisation med omfattande IT-struktur, t.ex. IKEA, Skatteverket, Försäkringskassan, SCA eller liknande - och vi ber deras chef att rulla tillbaka sina IT-system till det som var i slutet av 90-talet - men vi ger dem 500 personer till. Vad svarar de då? 500 räcker inte. Vi ger dem 1000 personer, 10 000 personer. Vi kan ge dem 50 000 fler anställda. Skulle det räcka? Nej, för den brist som uppstår på IT-sidan kan inte människor åtgärda. Där är vi i skolan idag. Återigen: endast branscher och organisationer som misslyckats med sin digitalisering föreslår lösningar med fler människor utan att se grundproblemet.

Rektorn Taggar